著者:川本まる
クリエイターEXPOに出展する人が、1年を通していつ頃何をしたらいいか、私の知っている範囲で紹介します。
大前提として、
いつ何をどう準備しても、べつに自由
であるということは前置きしておきます。
ただ、どう安く抑えても最低15万円以上は掛かっている出展ですので、可能な限り準備しておきたい、何らかの指標だけは確認しておきたいという人に向けてこのブログを書きました。
また、補助金の申請を行う場合はその作業も必要となりますので、各自治体HPなどをご確認ください。
いつ何する？
1年前：出展申し込み
クリエイターEXPOの開催期間中のみ、早割での申し込みが可能です。
会場での直接申し込みのほか、ネットでのオンライン申し込みも可能です。
申し込み時、配置ブースは指定できますが、４割くらいの確率でその通りにはなりません。勝手に変わっていることもあれば、運営から電話がかかってきて「変更のお願い」をされるケースもあります。
実際の配置位置がわかるのは、会期の2ヶ月前ごろです。
1年〜10ヶ月前：ホテルを予約
ビックサイトの近隣ホテルは約1年前が最も安く予約できます。
この時期に一旦、予約してしまいましょう。他のホテルも検討もしたければその後の時期にゆっくり考えることをおすすめします。
半年前ごろから：ブーステーマを検討、メインの絵を考え始める
ブースの顔となるメインのイラストや、押し出したいテーマを考えましょう。
クリエポは、会期が2〜3ヶ月間に迫ってきてから考え始めてももう遅いです。
なぜなら
・3ヶ月前には「商談促進サイト」に絵をアップしないといけない
・2ヶ月前にはブースの備品申し込みが締め切られる
・2〜1ヶ月前にはお客様へ告知を始めないといけない
などの理由で、遅くとも2ヶ月前にはブースデザインが決められており、メインとなる作品がある程度出来上がっていないと自分が動けなくなります。
4〜3ヶ月前：ブースデザインと配布物を決め、とにかく手を動かす
この時期がクリエポ関連の印刷物やデータ関連を作る最も重要な時期です。
1〜2ヶ月間になると他の準備が多いので、作画はこの時期にしておきましょう。
ここでしっかり動けるかで後が決まります。
ブーステーマは非常に重要で、「なんでも描けます」という雰囲気では、完全に埋もれます。
周囲はうまい人しかいませんので
・自分にできること
・今後やりたい仕事
をしっかりと押し出し、「私は○○イラストレーターです」と言い切れるくらい範囲を狭く設定した方が良いです。
約3ヶ月前：「商談促進 出展社専用サイト」入力、客先へ作品掲載の可・不可を確認
来場者が事前に出展者を検索して概要を知ることができるサイトです。
この時期に運営から入力するよう連絡がきますので、そこに画像と自分のプロフィールをアップしていきます。
すぐに公開されるわけではありませんし、あとから変更したり入力を詰めていくことはできますが、運営からは「○月○日締切」と言われますので、そこまでにある程度の入力はしておきたいところです。
またこれまでの実績の中からパンフレットやチラシに掲載したい作品が決まったら、お客様へ掲載可能かどうかのお伺いを立てましょう。
その際、クリエポの会期と配布部数の見込みなどを添えた方がベターです。
掲載不可の場合もあれば、紙ベースだけならOKなどの場合もあります。
必ず連絡してOKの確認を取ってから入稿しましょう。
2ヶ月前：「出展要項」公開、ブース位置確定、イラスト完成、入稿開始
早い人だと「クリエポ用のパンフレットが印刷会社から届きました〜！」とSNSで告知し始める時期です。
自分が進んでいないとダメージを負って焦り始めます。
ブースの飾りとなるハレパネなどは、印刷所に頼むか手作りするか決めます。
また運営から、具体的なスケジュールとブースサイズやレンタル備品についての資料が公開されます。自分でDLしに行かないと見られない仕様なので、きちんと確認しましょう。
小間番号の確定は、早い年も遅い年もあり一概に言えませんが、おおよそこの時期です。
1ヶ月半前：備品、電気工事の申込み、名刺など準備
傾斜台などの運営レンタル備品の申し込み、コンセントを使用する場合の工事申し込みが締め切られます。出展概要が届いてから締め切りまで時間がなく、どのようなブースデザインにするかはこの時期までに決めておかねばなりません。
名刺もクリエポのタイミングで新調する人は多いです。
1ヶ月前：印刷物の入稿、SNS告知、客先への招待メール送付、
プラスカーゴによる搬入搬出申し込み締切
SNSなどでクリエポ出展を告知します。ブースの配置地図などを入れ込むのが一般的です。
また既存のお客様へご招待のメールを送りましょう。私は100〜200通くらい送っています。
搬入搬出の方法は各自異なるかと思いますが、プラスカーゴさんの利用も人気です。撤収後に段ボールをブースに置きっぱなしにしておくと自宅まで送ってくれるので、会場で列に並ばず帰ることができます。この申し込みがこの時期となります。
もちろん搬入は各社宅配便を利用したり、ビッグサイトまで自家用車を使用しても良いです。搬出時は会場の業者に並んで送っても大丈夫です。この場合、事前の申請は不要です。
なおプラスカーゴさんの搬入出サービスを利用する場合、一般的な宅配便の2倍ほど料金が高くなることに注意してください。個人的には、搬入はヤマト運輸さんで十分だと感じています。
ヤマトも集荷は家まで来てくれるし、会場ではブースまで段ボールを運んでくれることを考えると、搬入時は差が感じにくいです。
そのため、搬出のみ申し込むという人もいるようです。
2〜3週間前：出展者VIPバッジの申請、設営に必要なもの準備、印刷物チェック
当日自分が会場に入るために必要なバッジ申請を行います。
また設営で必要なものは買い揃え、手作りのPOPなどの作業を行います。
忘れがちなのが椅子の背につける「商談席」の札や「離席中」のお知らせ。絶対必要ということはありませんが、あると統一感のあるブースになります。
また貴名受けを手作りする人、テーブルクロスをオリジナルデザインで印刷する人はこの時期までには用意しましょう。
1週間前：搬入物を送り出す、挨拶用の菓子を準備、非公開案件の整理
クリエポ会場では、他の出展者と挨拶する際に手のひらサイズ程度のお菓子を交換する習慣があります(※イラストレーター界隈だけかもしれません）マメな人はビニールに包み、名刺などを入れているケースも多いです。
完全に任意のことですが、貰ってばかりだと恐縮するという人は準備しておくと良いかと思います。数は30くらいあれば安全かと思います。私はマメではないので、裸のお菓子を堂々と配っています。
直前の時期は、SNSなどで改めて告知を行い、取引先への積極的な声掛けも行うようにしましょう。
また非公開案件で配布パンフレットやHPには掲載できない事例も、ブースの机上で紙ファイルを見せたりiPadで閲覧してもらうことができます。こういった事例はお客様に興味を持たれるケースが多いので、その準備も行いましょう。
搬入日：手持ちの荷物を持ってビッグサイトへGO！
私は過去にタペストリーを持ち忘れて自宅を出たことがあります！一度出発したらもう戻れないという人も多いと思いますので、忘れ物だけは注意しましょう。
開催前日は設営日が設けられていますので、可能な限りこの日に設営してしまいましょう。
公式のタイムスケジュールは「13時から」となっていますが、正午にはもう入って作業できます。
会場の設営は想像以上に大変な作業です。嘘のようですが「初出展・女性」だと1人では設営しきれない可能性があるほどの過酷さです。真夏の場合は、汗拭きタオル、水分補給を忘れずに。
脚立は借りられますが、数に限りがあるので声を掛け合って順番に使いましょう。
当日：商談
朝10時までに準備を済ませ、会期中はパンフレット配布や名刺交換を行います。
昼食は会場内にお弁当販売のブースと長机があります。ちょっとしたキッチンカーも毎年来ています。
商談にならない世間話を長々としてくる人、情報商材のネタとして質問してくる人に気をつけてください。 仮に出展でかかった金額が25万円なら、会期中の10分には約2,000円のコストがかかっています。
初日 夜：交流会
25年からクリエポの初日夜は交流会「Connect TOKYO」が開催されています。26年も実施されるようです。事前申請制で、出展者のみ参加できます。
軽食を食べつつ、クリエポ以外のコンテンツ東京関連で来ている会社の方とも交流できる会なので、名刺を持っていくと良いです。
最終日：搬出
会期終了後はブースの片付けと搬出を行います。
プラスカーゴさんに事前申し込みをしていない場合は、会場にある受付から荷物を送り出します。
金曜に出して月曜or火曜に着きますので、食べ物や頂戴した名刺などすぐに取り出したいものは入れないようにしましょう。
終了後：お礼メール送信、プラスカーゴさん請求確認、荷物受け取り
交換した名刺を管理して、お礼のメールを必ず送りましょう。
クリエポでは名刺が一度に何十枚も集まるので、私は「Eight」というアプリを使って取り込みを行っています。
お礼はとにかく素早く！定型文でOKなので、会期後2日以内には全て送信しましょう。
この時、パンフレットのPDF版がDLできるURLなどをつけておくと親切です。
また事前に申請してプラスカーゴさんの搬入出を行った人は、後から請求が届くようです。宅配に頼んだ人も荷物の受け取りと確認をして完了です！
以上です。
私はサイネージなども利用していませんし、プラスカーゴさんも実は利用したことがないので、その辺りの解像度が低めで申し訳ないです。さらに自治体の補助金を使用する場合の動きについては全く無知なので、経験者さんの記事を探すか、自治体や商工会にお問い合わせください。
初めての出展という方の力になれれば幸いです…！
著者について