クリエイターEXPO・招待状の送り方

先日初出展してきましたクリエイターEXPO2019に関してですね、
まず準備段階で必要となってくるのが「お客様への招待状送付」なのですが、
これの作り方と送付方法が全然わからなくてとても苦労しました。

 

クリエイターEXPOの方で送ってくれるサービスもありますが、
私は大量に送るということもないので自前で全てやりました。
そこで私なりにこうしたよという内容を備忘録を兼ねて紹介したいと思います。

用意するものは?

自前で用意が必要なもの

 

 ・イラストたっぷり手作りのオリジナルチラシ
 ・文字だけの真面目な案内状
 ・ラベルデータ作成ソフト
 ・自宅プリンタで使えるラベルシール
 ・長形3号の封筒
 ・92円切手

 

クリエイターEXPO主催が要してくれるもの

 

 ・招待状
 ※自分で申告した枚数に関係なく、主催からはプラス100枚が送られてきます!
 それを計算に入れて必要枚数を申告することをお勧めします。

いつ送る?

(4月開催の場合)遅くとも2月中には発送したほうがいいと思います。

 

大手にはどんどん招待券が届いていると思われますので、出遅れると
せっかくのチラシも注目されず埋もれてしまうと思います。
1月中旬にはブース番号も決まりますので、1月末までにしっかり準備して

2月頭には発送したいところです。

1 送付するお客様をリストアップする

当日来て欲しいなと思うお客様をリストアップしていきます。
とは言っても、会社名/部署名/氏名が全て判明していない相手には
普通送ることはできないですよね…。

 

私の場合は、
・過去にお仕事を(1回でも)させて頂いた担当者の方
・まだお仕事はしていないけれど、営業活動の中で前向きなお返事を下さった担当者の方

 

にお送りしました。
北海道、九州などの遠方の方に対しては送るかどうか非常に迷いましたが、
案内状の文面を若干変更してお送りしました。

 

なお、主催からは事前に前年の来場者リストが送られてきますので
その中から来て欲しいお客様宛に送るのもありです。
(まだあまりお客様と取引したことのない方はこの方法で!)

 

2 手作りの案内(チラシ)を用意する

私の場合はこういうチラシでした。

 

 

これまでに描いたイラストと、ブース番号、ブースの位置がわかる地図を入れ込みます。

(地図は後述の案内状の方でも可)
地図はクリエイターEXPO主催の方で1〜2月ごろにPDF版がネット上にアップされますので、

それを拡大・トリムするなどしてください。

 

このチラシはこの展示会オリジナルで、力を入れて作った方が良いです。
仮に展示会へ足を運んでもらわなかったとしても、チラシに訴求力があれば
今後につながる可能性がありますからね。

3 案内状を用意する

私の場合はWordで白黒の文字だけというごく真面目な雰囲気にしましたが、
もっと個性的にしたいという方は、それはそれでいいんじゃないかなと思います。
この案内状の方にブースの位置がわかる地図を入れても良いです。

 

実際の文面をもとにした文例はこちら→クリエイターEXPO案内状の文例

 

九州や北海道など遠方のお客様には、

「ご多用中のことと存じますが…」のところを

「遠方での開催の上、ご多用中のことと存じますが…」に変更してお送りしました。

 

そして冒頭と文中のお客様のお名前は1枚1枚お客様ごとに違うわけですので、
書き換えては印刷、書き換えては印刷をひたすら繰り返しました。

4 お客様の宛先をラベルデータに移す

私の場合は、「ラベル屋さん」のダウンロード版を使いました。
サイズが色々ありますが、私は長形3号に貼るということで
90.2mmX42.3mmの「28171を選びました。

 

ラベル屋さん→https://www.labelyasan.com/

 

なお、自分の住所氏名もついでにシールにしておくと
裏面に貼るだけなので便利です。
(自分の仕事用宛名ハンコや、仕事用封筒などがない場合です)

5 ラベル用紙を買う

エーワン パソコン&ワープロラベル NEC2列 28171

 

 

上記のラベル屋さんで作ったデータ専用の用紙です。
ラベルデータと一致したサイズを購入してください。20枚入りで1000円弱です。

6 自宅プリンタで宛名を刷って、封筒に貼っておく

案内状にはお客様の会社名・氏名がそれぞれ記載されていますので
絶対に取り違えてはいけません。シールはあらかじめ貼ってしまいましょう。

7 招待状に自分のブース番号とペンネームを書き込む

前述しましたが、この招待状は自分で申告した数プラス100枚が強制的に
送られてきますので、必要枚数ー100枚を申告したほうがいいです。

 

届いたら表側にひたすら名前とブース名を書き込みます。
さらに私の場合、裏面の出展者名簿も「川本まる」のところだけ
マーカーで目立つようにしました。

 

8 招待状3〜5枚、オリジナルチラシ、案内状を封筒へ

案内状にはお客様の会社名とお名前が入っていますので、
折ったらすぐに宛名シール貼付済の封筒へ入れます。

 

主催からは「招待状は必ず5枚入れるように」とアナウンスされますが、
個人のフリーランスの方などには2枚程度にしました。
(かえって迷惑になるかもしれませんし、自分のことを個人活動だと憶えてないのか?

と誤解されることを懸念して)
お客様ごとの事情を加味して枚数を決めてください。

7 切手を貼る

私の場合は92円切手が必要な重さになりました。

8 郵便局で出す

以上で招待状の送付は完了です!

効果は?

招待状を送った方で、実際にブースへ来ていただいたのは3社、5名の方でした。
10分の1以下と思うとちょっと打率は低いかなあ…。

 

お取引したことがない会社さんであっても、前年度来場者リストから選んで送付する方法も

行った方が良かったかもしれませんね。
とりあえず来年度は出展しない方向なのですが、また再来年度など
出展する際には考えたいと思います。

 

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<2019年9月追記>

出展から約半年後の成果についてはこちら!

クリエイターEXPO2019・半年後